Inventario documental
Inventariamos lo que existe, falta o está desactualizado frente al modelo elegido y priorizamos con la dirección.
Servicio especializado
Documentación para certificación.
Alineamos planes de calidad, planes maestros, procedimientos y evidencias al modelo que la institución eligió. Los escribimos con los equipos para que los apliquen y sostengan ante el evaluador y en la operación diaria.
CSG
EMCASA
CEHC
JCI
ISO 7101:2023
ISO 9001:2015
Qué incluye
De documentos dispersos a un sistema documental sostenible.
Documentar es fijar cómo opera cada servicio, quién responde y qué evidencia lo demuestra.
Planes de calidad y planes maestros
Redactamos o actualizamos los planes que el modelo exige, alineados a la estructura, servicios y riesgos de la institución.
Políticas, procedimientos e instructivos
Escribimos los documentos operativos con el equipo que los ejecuta: alcance, responsables, pasos y registros.
Control documental
Definimos codificación, versiones, vigencia y flujo de elaboración, revisión y autorización, con un repositorio ordenado.
Evidencias institucionales
Precisamos qué registro demuestra cada estándar, diseñamos los formatos y construimos la matriz de trazabilidad estándar–documento–evidencia.
Equipos que sostienen el sistema
Capacitamos a los responsables de área y verificamos que lo escrito coincida con la operación.
Modelos y normas
La documentación se construye para el modelo que la institución eligió.
Construimos los documentos y evidencias que cada modelo requiere, sin plantillas genéricas.
Estrategias para la Mejora de la Calidad en Salud: documentos y evidencias alineados a sus estándares.
Consejo de Salubridad General: documentación conforme al Modelo de Certificación y Estandarización de Buenas Prácticas en Atención de Servicios de Salud (MOCEBPASS) y las Acciones Esenciales para la Seguridad del Paciente (AESP). El titular de Certeza, Ricardo Andrés Rivera Flores, fue Evaluador Líder del CSG entre 2018 y 2023, con más de 50 unidades médicas evaluadas.
Canadian Healthcare Council: estructura documental, trazabilidad y control para estándares internacionales.
Joint Commission International: políticas y procedimientos centrados en seguridad del paciente y liderazgo.
Sistemas de gestión de la calidad: ISO 7101:2023, específica para organizaciones de salud, e ISO 9001:2015, de aplicación general; documentación del sistema, control de registros y evidencia de mejora.
Los nombres de modelos, organismos y normas pertenecen a sus titulares; su mención describe el alcance del acompañamiento y no implica aval, patrocinio ni certificación emitida por dichos organismos.
Proceso
Cinco pasos de la conversación inicial a la evidencia.
A partir del diagnóstico, la dirección puede revisar un entregable por paso.
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1
Conversación inicial
Sin costo. Entendemos la situación documental de la institución y la prioridad de la dirección.
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2
Diagnóstico
Evaluamos documentos, evidencias, procesos y riesgos frente al modelo elegido, en alrededor de dos semanas, y entregamos un informe con prioridades y plan de acción.
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3
Diseño del sistema documental
Definimos estructura, codificación, responsables y calendario de elaboración y revisión.
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4
Desarrollo con los equipos
Redactamos y validamos los documentos con quienes los ejecutan.
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5
Implementación y seguimiento
Capacitamos, verificamos el uso real y entregamos la matriz de trazabilidad.
Resultados para la institución
Cumplimiento trazable, ordenado y utilizable por los equipos.
No prometemos cifras: medimos el avance por estándar cubierto, no por documentos producidos.
Lo que cambia
- Más estándares aplicables cuentan con documento vigente, responsable y evidencia.
- Las versiones duplicadas se reducen a una sola vigente por documento, codificada y localizable.
- Los procedimientos describen mejor lo que ocurre, validados por quienes los ejecutan.
- La preparación ante certificación, acreditación, verificación y auditoría resulta más clara.
Entregables típicos
- Informe de diagnóstico
- Matriz de brechas documentales
- Planes de calidad y planes maestros
- Políticas, procedimientos e instructivos
- Formatos y registros de evidencia
- Control documental y lista maestra
- Matriz de trazabilidad estándar–documento–evidencia
- Capacitación a responsables de área
Situaciones típicas
Donde la documentación frena o impulsa la certificación.
Describimos casos genéricos, sin datos de terceros.
Hospital sin control de versiones documentales.
Intervención: inventario, depuración y control documental.
Entregable: lista maestra y repositorio ordenado.
Resultado esperado: una sola versión vigente por documento.
Clínica sin planes de calidad ni planes maestros.
Intervención: diseño del sistema documental y redacción de los planes.
Entregable: planes de calidad y planes maestros alineados al modelo.
Resultado esperado: base documental para la ruta de cumplimiento.
Unidad con procedimientos escritos que la operación no sigue.
Intervención: ajuste de procedimientos y formatos con los equipos.
Entregable: procedimientos actualizados y registros de evidencia.
Resultado esperado: menor distancia entre lo escrito y la práctica.
Institución con evidencias dispersas antes de una evaluación externa.
Intervención: matriz de trazabilidad y evidencias ordenadas por estándar.
Entregable: matriz estándar–documento–evidencia y expediente de evaluación.
Resultado esperado: preparación más clara ante el evaluador.
Preguntas frecuentes
Respuestas claras para decidir el siguiente paso.
Las escribimos para directivos y responsables de calidad.
¿Redactan los documentos o revisan los nuestros?
Ambas cosas, según el diagnóstico: redactamos lo que falta y actualizamos lo que existe, con los responsables de cada área.
¿Para qué modelo se construye la documentación?
Para el que la institución eligió: EMCASA, CSG con el MOCEBPASS, CEHC, JCI, ISO 7101:2023 o ISO 9001:2015. Si combina modelos, la documentación se integra en un solo sistema.
¿Necesitamos estar en proceso de certificación para solicitar el diagnóstico?
No. El diagnóstico puede iniciar antes de una certificación, acreditación o verificación, para ordenar prioridades y reducir brechas.
¿La primera conversación tiene costo?
La conversación inicial de orientación no tiene costo. El alcance y los honorarios se definen en una propuesta por institución.
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